03.04.12   17:04

Editorial

Erfolgreiche Projekte

Ralf Gabriel, Gabriel management

Warum ist das eigentlich so, dass zwischen 50 und 75 Prozent der Projekte ins Aus laufen? Warum ist es so typisch, dass trotz guter Absicht und guter Vorbereitung die Ziele in time und Budget nicht erreicht werden. Warum hat man Projektmanagement-Tools im Einsatz und am Ende ist doch wieder nur Krisenmanagement angesagt?

Meine Erfahrungen zeigen mir, dass technische Probleme in den seltenen Fällen die Probleme auslösen, viel häufiger liegt es an der Zusammenarbeit, vor allem aber an der Kommunikation im Projekt.

Die Roadmap für den Erfolg eines IT-Projektes heißt somit schlicht und einfach: Nutzen Sie die bekannten Elemente des Projektmanagements, überwinden Sie vor allem aber die Sprachlosigkeit vieler IT-Projekte. Sorgen Sie mit ihrer ganzen Kraft dafür, dass beständig im Team und mit dem Kunden gesprochen, gegenseitig informiert, vor allem aber motiviert wird. Im Projektjargon spricht man hier von Stakeholdermanagement und Kommunikationsmanagement.

Den Anfang dieser Kommunikationsarbeit muss dabei unbedingt die Projekt- und Zieldefinition machen. Sie ist der absolut wichtigste Teil im gesamten Projektmanagement, denn wenn nicht detailliert klar ist, was man erreichen will, lässt sich das gewünschte Ziel auch nicht erreichen! Nehmen Sie oder Ihr Projektleiter sich also Zeit für eine sehr präzise Definition des angestrebten Projektziels und des Projektauftrages. Im Projektjargon spricht man hier von Requirements Management und Projektbeauftragung.

Ganz wichtig: Oft herrschen unterschiedliche Interpretationen von Begriffen vor, die sich nachher als Sargnagel eines Projekts erweisen. Was heißt zum Beispiel genau Projektsupport? Was verbirgt sich genau hinter Aussagen wie: Regelmäßige Information über den Projektstatus? Klären Sie und fixieren Sie diese Punkte unbedingt schriftlich.

Geht es um das Thema Projektdefinition oder Projektplanung, darf das Wort Risiken kein Tabu sein. Machen Sie sich oder ihr Projektleiter vor dem Start in die operative Projektarbeit Gedanken über Wahrscheinlichkeit und Auswirkung möglicher Risiken. Kann die Arbeit womöglich scheitern? Gibt es ein Einflussfaktoren, die nicht absehbar sind? Was ist, wenn der Worst Case-Fall eintritt? All dies sollte ein effektives Risikomanagement im Projekt berücksichtigen.

Projekte brauchen Rückendeckung 

Und noch einen wichtigen Punkt sollten sich Auftraggeber wie Auftragnehmer zu Beginn, aber auch während des gesamten Projektlaufs vor Augen halten: Projekte, egal welchen Umfang und welcher Komplexität sie auch immer sind, brauchen Rückendeckung. Sorgen Sie also dafür, dass ein Mitglied der Geschäftsleitung als Sponsor und Anwalt des Projekts zur Verfügung steht.

Läuft das Projekt, achten Sie darauf, dass das Projekt die nötige Aufmerksamkeit behält. Regelmäßige Projektmeetings sind nötig, um über auftretende Probleme und Risiken zu sprechen und frühzeitig und gemeinsam gegen zu steuern - auch wenn auf den ersten Blick nichts „anzubrennen“ droht. Sollte die Situation im Projekt einmal so verfahren sein, dass das Team selbst nicht mehr in der Lage ist, das Problem zu lösen, können externe Moderatoren helfen.

Und noch etwas ist ganz wichtig: Wenn ein Projekt oder ein größerer Projektschritt abgeschlossen ist, sollte man das feiern und würdigen. Das ist der Zeitpunkt, um sich als Geschäftsführung auch mal für das Engagement und die vielen Überstunden zu bedanken, die praktisch in jedem Projekt geleistet werden. Einen würdevollen Abschluss verdienen übrigens auch Projekte, die nur teilweise oder gar nicht erfolgreich waren. Nichts ist frustrierender, als ein verschämtes und stillschweigendes Auseinandergehen. Ohne die Möglichkeit zu haben, über das Erlebte offen sprechen und damit für die Zukunft lernen zu können – Stichwort Lessons Learned.

Die Erfolgsquote von Projekten kann durch bessere Projektkommunikation deutlich erhöht werden. Wenn Sie diesen Hebel nutzen möchten oder mehr Handwerkszeug für professionelles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen einführen möchten, dann lassen Sie sich durch erfahrene Projektmanager beraten!

Informationen erhalten Sie bei den folgenden drei größten weltweiten Projektmanagement-Verbänden:

• IPMA (International Project Management Association), in Deutschland vertreten durch die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement), www.gpm-ipma.de
• PMI (Project Management Institute), www.pmi.org
• PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) , http://www.prince-officialsite.com/

Oder schauen Sie bei uns vorbei, unter www.gabrielmanagement.de, Ihren Projektexperten für professionelles Projektmanagement.

Ich wünsche Ihnen Happy Projects!
Ihr Ralf Gabriel

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